Review triển khai Lark từ Think Digital
Chia sẻ từ anh Hồ Đông Thụ - CEO Think Digital
Review sau 2 tuần triển khai Lark
Loại hình doanh nghiệp: Advertising Agency, Academy
Trước tiên phải chân thành cảm ơn mọi người trong cộng đồng đặc biệt là các Community Leader như Anh Nguyen Ngoc Tuan, anh Vuong Nguyen Hao đã chia sẻ rất nhiều về cách triển khai Lark
Qua 2 tuần triển khai, công ty mình đã thấy được nhiều kết quả, xin chia sẻ lại cùng các anh, em trong cộng đồng.
Kết quả cảm tính là thấy được sự gắn kết, tương tác gia tăng rõ rệt trong tổ chức.
Theo góc nhìn cá nhân mình, các công ty lấy giao tiếp nội bộ làm trọng tâm vận hành (internal communication based) và có quan điểm quản trị cởi mở như Lead by Process (Tôn trọng quy trình) & Empower Employees (Trao quyền) sẽ rất phù hơp để triển khai Lark
Việc Lark đưa ra khái niệm all-in-one collaboration từ Nhắn Tin, Duyệt tasks, Gửi request và Approve, Docs - Wiki, thiết lập mục tiêu và quản trị OKRs và nhiều tính năng trên cùng 1 nền tảng khiến mọi người tương tác và gắn kết với nhau nhiều hơn.
Theo kinh nghiệm triển khai ở công ty mình, sẽ có những người gọi là "trend leader" để tiên phong dùng Lark trước (trong đó tất nhiên phải có đội ngũ Manager). Các bạn này rất sôi nổi, sinh động (ví dụ các bạn tạo những profile nickname rất dễ thương như Thực Thụ, La Cà, Hân Hối Hả..), làm mẫu các ứng dụng... khiến cho phần còn lại thấy thích thú và sử dụng theo.
Các kết quả đo lường được:
1/ QUY TRÌNH GỬI REQUEST VÀ APPROVE ĐƯỢC MANG LÊN HỆ THỐNG HOÀN TOÀN.
Đây là tính năng tuyệt vời nhất từ Lark (đối với trường hợp sự dụng của công ty mình).
Các quy trình phê duyệt của các phòng ban từ của Nhân sự, Kế toán, hay các team chức năng đều được mang lên Lark.
Tính năng thiết kế process approve giúp cho luồng duyệt, nhắc nhở, thông báo khi được duyệt trở nên tự động hoàn toàn. Đây chính là yếu tố cốt lõi giảm sự can thiệp thủ công và tăng thời gian.
Theo tính toán sơ bộ, nhờ Lark công ty mình giảm được tới 35% thời gian request - approve so với phần mềm cũ (xin không tiện nhắc tên ạ :D)
2/ GIAO TASKS VÀ THEO DÕI TASK NHANH HƠN ĐẾN 30%.
Các tasks ngang hàng Person to Person được mọi người gửi nhau qua Lark Tasks nhanh hơn tới 30% so với việc gửi qua Trello. Các mọi người colab với nhau bằng comment trên Tasks, và các con bot hoạt động nhắc nhở Taks làm cho việc giao và nhận tasks trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
3/ TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ OKRS GIÚP MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC, PHÒNG BAN VÀ CÁ NHÂN TRỞ NÊN MINH BẠCH THỐNG NHẤT HƠN.
Một trong những tính năng nữa mình rất yêu thích và sử dụng cho toàn công ty là OKRs.
Triết lý của OKRs rất tuyệt vời, nó tạo ra tính gắn kết vì mục tiêu chung của từng cá nhân với tổ chức. Và Lark đã mang thành công ORKs lên hệ thống này một cách đơn giản và trực quan.
Cả công ty mình hiện tại đã nhập KPIs cho cycle quý 4 xong, và mọi người đang cảm thấy rất thú vị để theo dõi mục tiêu của mình (và của người khác) một cách minh bạch qua OKRs.
Bên cạnh đó, tính năng Alignment - gắn mục tiêu của mình với mục tiêu của các thành viên còn lại tạo ra yếu tố Nhịp độ trách nhiệm rất tuyệt vời.
Việc minh bạch mục tiêu cá nhân, gắn nó với mục tiêu của các thành viên khác giúp mọi người hiểu được một điều: Kết quả công việc của mình - là tiền đề cho công việc tiếp theo của người khác. Từ đó mọi người có xu hướng trách nhiệm hơn rất nhiều.
Điều này giống với một triết lý làm việc tuyệt tại Toyota: Công đoạn trước là ân nhân, công đoạn sau là khách hàng.
4/ DOCS VÀ WIKI GIÚP TĂNG TỐC CÁC CÔNG VIỆC SOẠN THẢO, LẬP KẾ HOẠCH LÊN TỚI 30 - 40% NHỜ CÁC TEMPLATE.
Đây cũng là một tính năng các bạn công ty mình rất yêu thích.
Giờ đây các bạn có thể quick note và chia sẻ Meeting Notes với các thành viên ngay sau buổi họp nhờ template Meeting Notes có sẵn.
Hay toàn bộ quy trình tuyển dụng của phòng nhân sự có thể nằm gọn trong một file Bitable của Docs.
Một trong những mục tiêu sắp tới của công ty mình là template hoá toàn bộ những mẫu tài liệu hay dùng nhất lên Docs, nếu việc này hoàn thành dự kiến sẽ tiết kiệm và tăng hiệu quả cho các bạn làm quản lý dự án lên tới 30% - 40% nữa.
TẠM KẾT.
Những tính năng khác như Nhắn Tin, Lịch, Meeting trên Lark cũng rất tuyệt vời, nhưng trong giới hạn của bài viết có lẽ mình chỉ chia sẻ tới đây thôi.
Nếu có thời gian, bài viết sau mình sẽ chia sẻ kỹ hơn theo dạng step by step về trải nghiệm thiết lập Lark cho công ty mình, và một số tips (cá nhân mình thấy hay)
