Hướng dẫn tạo automated workflow với trường công thức
Bài chia sẻ từ bạn Hoàng Hải - ATA Holidays
Xin chào mọi người. Mình học hỏi được rất nhiều từ chia sẻ của mọi người trong group nên hôm nay cũng muốn được góp chút hướng dẫn cho cộng đồng về việc tạo automated workflow với trường công thức trong Bitable (mới đổi tên là Base) và cách "chống spam" tin nhắn từ Bitable bot nhé.
Chi tiết hướng dẫn mọi người có thể xem trong file này.
Kèm theo file Bitable mẫu này.
Hiện tại Larksuite chưa hỗ trợ tạo automated workflow với các trường có định dạng công thức (formula) trong Bitable (tên mới bây giờ là Base) nên hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn một "mẹo" để có thể tạo automated workflow với các trường có định dạng công thức.
Bài toán ví dụ là mình có xuất các hóa đơn cho các khách hàng với hạn thu tiền là 60 ngày sau ngày xuất hóa đơn. Mình muốn Bitable gửi thông báo cho mình khi tới hạn thu tiền để nhắc khách hàng trả nợ đúng hạn.
Khi đó mình sẽ phải làm một trường "Gửi thông báo nhắc nợ" với định dạng công thức như bên dưới để so sánh ngày hôm nay với ngày tới hạn thanh toán xem đã tới hạn khách hàng cần trả nợ chưa và muốn khi "Gửi thông báo nhắc nợ" chuyển trạng thái từ "No" sang "Yes" thì Bitable sẽ gửi thông báo cho mình.
Note: Ở đây trường "Hôm nay" sẽ sử dụng automated workflow để tự động cập nhật dữ liệu hàng ngày. Trong group đã có bạn chia sẻ cách làm rồi nên bạn nào chưa rõ có thể tìm xem lại video hướng dẫn nhé.
Tuy nhiên khi vào workflow thì bạn sẽ thấy trường "Gửi thông báo nhắc nợ" đã bị mờ đi, Bitable không cho sử dụng trường công thức để làm đầu vào cho workflow
Bạn cần tạo thêm một cột nữa (trong ví dụ là thêm cột "Thông báo nợ") không sử dụng trường công thức mà dùng automated worflow để điền giá trị vào cột mới thêm (giống với giá trị của cột công thức "Gửi thông báo nhắc nợ"). Trong automated workflow bên dưới thì mình đặt vào lúc 8 giờ sáng hàng ngày bot của Bitable sẽ tự động kiểm tra giá trị của trường "Gửi thông báo nhắc nợ", nếu thấy giá trị là "Yes" thì sẽ cập nhật giá trị của trường "Thông báo nợ" là "Yes".
Sau khi hoàn thành flow trên thì có kết quả như bên dưới
Lúc này, cột "Thông báo nợ" không phải là cột công thức nên ta có thể sử dụng giá trị của cột này để tạo workflow gửi message cho người có trách nhiệm theo dõi công nợ là nợ đã đến hạn phải trả. Như ảnh minh họa bên dưới, chúng ta thấy trường "Thông báo nợ" có thể sử dụng làm đầu vào cho workflow được trong khi trường "Gửi thông báo nhắc nợ" vẫn mờ (không sử dụng được) như ban đầu.
Bước tạo workflow gửi tin nhắn tới người theo dõi công nợ thì đơn giản và đã có nhiều hướng dẫn trên nhóm rồi nên mình không viết thêm. Bạn có thể tham khảo thêm file mẫu bitable mình gửi kèm có các mẫu workflow đã tạo nhé.
Note :
Ở đây mình sử dụng điều kiện là "When a record changes" mà không sử dụng điều kiện "At schedule time" để tránh bị Bitable spam tin nhắn hàng ngày dù có công nợ tới hạn hay không - việc này cũng nhiều bạn đã gặp nên các bạn lưu ý sử dụng đúng điều kiện để không bị spam.
Hiện tại mình mới hướng dẫn trong trường hợp trường công thức có giá trị là "text" đơn giản như "Yes", "No". Trong trường hợp trường công thức có giá trị là số hoặc ngày ... (ví dụ trường "Ngày tới hạn thanh toán" trong file là định dạng công thức theo ngày) thì vẫn có thể áp dụng nguyên tắc thêm cột mới và dùng automated workflow để điền giá trị vào. Các bạn tự nghiên cứu cách làm như một bài ứng dụng nhé, như vậy đọc hướng dẫn sẽ có hiệu quả hơn :)
Link bài trên group Facebook:
https://www.facebook.com/groups/larksuite/posts/892433618613633/
File hướng dẫn gốc từ bạn Hoàng Hải:
https://ataholidays.larksuite.com/docx/PFJwdNrlEon3ipx8iHEuxDFCsVc