Hướng dẫn Auto Generate Task Bitable

Bài hướng dẫn chi tiết từ bạn Trần Nguyễn Huy

Feb 12, 2023

Mô tả: Khi có dự án mới đã được "Ký hợp đồng", bạn giao cho Leader -> Khi Leader nhận Project sẽ triển khai theo Phase -> Mỗi khi Leader Click chọn "Phase" và chọn tạo Task, Task sẽ chủ động show ra trong mục quản lý Task. Từ đó, Leader sẽ giao việc đến Member.

File Mẫu: Chia Sẻ Larksuite Group - Auto Gen Task

Bạn Clone ra và click vào Bot để xem các Bot nhé.

1. Chuẩn bị

1.1 Lập cấu trúc bảng Bitable

Để chạy được phần này, bạn hãy vẽ ra sơ đồ tư duy về quy trình quản lý trước. Ví dụ tham khảo:

1.2 Đặt điều kiện Flow công việc:

2. Triển khai

Bước 1: Cấu hình Task & Phase

Bước 2: Tạo khách hàng

Bước 3: Tạo dự án

Bước 4: Tạo Flow với điều kiện: Khi QL Dự Án "Ký Hợp Đồng" -> Thêm ID PRJ vào bảng Leader QL PRJ

Thêm hành động nhắn tin cho Leader

Thêm Flow nhắn tin BOD khi Leader xác nhận dự án

Kiểm tra hoạt động:

Vào bảng QL Project đặt trạng thái "Ký hợp đồng" và kiểm tra xem bảng Leader QL Project đã được thêm dòng hay chưa.
Kiểm tra tin nhắn Lark

Bước 5: Tạo Flow khi Leader chọn "giai đoạn dự án" và click nút Check sẽ thêm ID Project vào bảng Config

Mục đích của việc này là phục vụ cho việc bắn Task vào bảng

Kiểm tra: vào bảng Config thấy xuất hiện ID Project là đã cấu hình đúng

Bước 6: Gen Task

Cơ chế của bước này để bắn được nhiều Task cùng 1 lúc vào bảng mà chúng ta mong muốn thì chúng ta sẽ bắt Event thông qua cột "Edited", mỗi khi thêm bản ghi mới, cột Edited sẽ lưu mốc thời gian. Chúng ta tạo Flow để Bot căn đúng thời gian đó sẽ bắn task.